Guide du l'utilisateur du logiciel Scoring

Guide de l'utilisateur

Le menu principal

Le menu principal, situé en haut de chaque page, se divise en six rubriques :

Présentation
Composants
Événements
Acteurs
Paramètres
Session

Chaque rubrique propose des sous-menus ; l'accès aux pages se fait ensuite par une liste de choix affichée dans le corps de la page. Un lien vers une aide contextuelle est disponible sur chaque page.

Les rôles des acteurs

Votre rôle (Administrateur, Investigateur Principal, Investigateur, Moniteur ou Sujet) détermine les actions autorisées. Les opérations de paramétrage et de saisie sont réservées aux investigateurs et administrateurs ; les rôles Moniteur et Sujet ont un accès restreint.

Sujet — la personne (ou l'entité) évaluée.
Moniteur — suit le bon déroulement d'une étude.
Investigateur — peut construire des protocoles.
Administrateur — responsable de l'utilisation du logiciel dans sa globalité.

La saisie effective des données est assurée par les acteurs autorisés.

Session, création et réinitialisation d'un compte

Ouvrir une session

Une session doit obligatoirement être ouverte pour accéder à la base de données.

Créer un compte

Pour une première utilisation, cliquer sur « Créer un compte », puis renseigner nom, prénom, adresse électronique et mot de passe (à confirmer).

Le mot de passe doit comporter entre huit et soixante-quatre caractères (lettres, chiffres ou symboles).
Valider le formulaire : un acteur est automatiquement créé et rattaché au compte, en rôle « Moniteur » par défaut (l'administrateur peut ensuite ajuster ce rôle).

Une fois le formulaire validé, un courriel de confirmation est envoyé automatiquement à l'adresse indiquée.

Le compte n'est utilisable qu'après avoir cliqué sur le lien d'activation reçu par courriel.

Réinitialiser son mot de passe

En cas d'oubli, le mot de passe peut être réinitialisé sans intervention de l'administrateur.

Sur la page d'identification, cliquer sur « Mot de passe oublié ? Réinitialiser mon mot de passe ».
Saisir l'adresse électronique du compte, puis valider. Un message confirme qu'un courriel a été envoyé si un compte correspond à cette adresse.
Ouvrir le courriel reçu et cliquer sur le lien (valable une heure).
Choisir un nouveau mot de passe (entre huit et soixante-quatre caractères), le confirmer, puis valider.
Se reconnecter avec le nouveau mot de passe.

Le lien de réinitialisation expire au bout d'une heure ; passé ce délai, il suffit de refaire une demande. Pour des raisons de confidentialité, le message affiché après la demande est identique, que l'adresse corresponde ou non à un compte existant.

Les composants

La rubrique « Composants » donne accès à trois types de composants.

Composants simples d'évaluation

Les « scores » au sens large : données discrètes (par exemple un niveau de douleur de 0 à 100) ou données modales (par exemple les items d'un questionnaire à choix multiple).

Protocoles

Un protocole associe plusieurs composants simples nécessaires à une évaluation. Exemple : un protocole de psychologie positive regroupant cinq scores et observations.

Journaux

Les journaux sont un type particulier de composant : ils correspondent à des fichiers (par exemple des fichiers « .pdf »).

Ajouter un fichier à un journal

Depuis la page « Journaux », le lien « Ajouter un fichier aux journaux » ouvre un formulaire permettant de déposer un fichier dans un dossier existant ou dans un nouveau dossier.

Choisir le dossier de destination dans la liste, ou saisir le nom d'un nouveau dossier à créer.
Sélectionner le fichier à ajouter (images, PDF, texte, CSV, documents bureautiques, ZIP).
Cliquer sur « Ajouter le fichier ».

Les acteurs

La rubrique « Acteurs » (désormais au menu principal) donne accès à la gestion des acteurs : Liste, Ajouter, Importer et Analyse.

La liste des acteurs permet notamment d'affecter un sujet à un protocole (voir ci-dessous) et d'accéder à l'analyse par sujet.

Affecter un sujet à un protocole

Dans la liste des acteurs, cliquer sur « Ajout » dans la colonne « Affectation protocole », sur la ligne du sujet voulu.
La fiche affiche la liste des protocoles auxquels le sujet est déjà rattaché.
Sélectionner un protocole dans la liste déroulante, puis valider.

Un même sujet peut être incorporé dans plusieurs protocoles.

Importer des acteurs (Nouveau)

Vous pouvez créer en une fois un lot de sujets à partir d'un fichier CSV.

Le fichier doit être au format : Clef de référence ; Nom ; Prénom.
Le rôle de chaque acteur créé est automatiquement « Sujet ».
Les acteurs dont la clef de référence existe déjà sont ignorés (pas de doublon) ; les doublons à l'intérieur du fichier le sont également.
Taille maximale : 100 Ko ; extension .csv ; séparateur point-virgule ; ligne d'en-tête ignorée.

Un compte-rendu ligne par ligne indique, pour chaque entrée, si elle a été importée ou ignorée (doublon), avec le total en fin de page.

Analyse par sujet (Nouveau)

L'entrée « Analyse » regroupe, pour un sujet choisi, l'ensemble de ses évaluations, organisées par composant. Pour chaque événement, le résultat et son interprétation sont recalculés automatiquement. Un bouton « Exporter en CSV » permet de récupérer l'ensemble des analyses du sujet.

Choisir le sujet dans la liste déroulante.
Les résultats s'affichent regroupés par composant.

Les paramètres

La rubrique « Paramètres » regroupe les questions, les réponses et les périodicités d'application d'un composant.

Saisir un jeu de réponses (Nouveau)

Le numéro de classe est attribué automatiquement (prochaine classe libre). Saisissez chaque modalité sur une ligne (valeur + libellé). Le bouton « Ajouter une ligne » permet d'allonger le tableau ; « Supprimer » retire une ligne. Validez pour enregistrer l'ensemble en une fois.

Compléter un jeu de réponses (Nouveau)

Cette page liste d'abord les classes existantes. En choisissant une classe, vous voyez ses modalités et pouvez en ajouter de nouvelles sans recréer le jeu.

Liste des réponses

La liste affiche toutes les modalités, triées par classe puis par valeur. Le lien sur chaque libellé ouvre la fiche d'édition. Le bouton « Exporter en CSV » télécharge la liste (fichier UTF-8 lisible directement dans Excel).

Importer des réponses par fichier (Nouveau)

Vous pouvez importer un lot de réponses depuis un fichier CSV.

Le fichier doit être au format : Classe de réponses ; Libellé ; Valeur.
La classe est lue dans le fichier (la page vous indique le prochain numéro libre).
Taille maximale : 100 Ko ; extension .csv.
Astuce : si vous réimportez un fichier exporté, sa ligne d'en-tête est

 automatiquement ignorée.

Jeux de questions

Un jeu de questions regroupe plusieurs questions partageant une même classe de questions. Chaque question possède un libellé, un complément, un titre, un ordre (Ordo.) et, éventuellement, une classe de réponses associée (menu déroulant). Une question sans classe de réponses correspond à une saisie libre.

Saisir un jeu de questions (Nouveau)

Le numéro de classe est attribué automatiquement. Pour chaque question, renseignez l'ordre, le ou les libellés et le titre, puis choisissez la classe de réponses dans le menu déroulant (ou « aucune – saisie libre »). Ajoutez autant de lignes que nécessaire, puis validez.

Compléter un jeu de questions (Nouveau)

Comme pour les réponses, vous pouvez sélectionner une classe existante et lui ajouter des questions, ou éditer celles déjà présentes.

Liste des questions

La liste présente toutes les questions, triées par classe puis par ordre. Le lien sur le libellé ouvre l'édition. Bouton « Exporter en CSV » disponible.

Importer des questions par fichier (Nouveau)

Format attendu : Libellé 1 ; Libellé 2 ; Titre ; Ordo. ; Classe réponses.
Toutes les lignes du fichier sont rattachées à une seule nouvelle classe

 (le numéro vous est indiqué à l'écran).

Taille maximale : 100 Ko ; extension .csv ; ligne d'en-tête ignorée.

Jeux de questions / réponses

Cette page de synthèse montre la correspondance entre les questions et les réponses qui leur sont associées.

Périodicités (Nouveau)

Une périodicité décrit un rythme d'interrogation (libellé, référence de date initiale, délai en secondes, commentaire).

Liste des périodicités : affiche les périodicités existantes ; le libellé

 ouvre la fiche d'édition.

Créer une période : renseignez le libellé, la référence de date initiale,

 le délai et un commentaire, puis validez.

Éditer une période : modifiez le libellé et validez.

Renseigner un événement

Un événement désigne le remplissage d'un protocole pour un sujet donné, à une période déterminée.

La liste des événements à renseigner est accessible par le sous-menu « Renseigner » de la rubrique « Événements » (recherche rapide avec Ctrl+F).

Pour saisir une observation :

Repérer la ligne du sujet et de la période concernés.
Cliquer sur le lien « Saisie » dans la colonne « Renseignement ».
Renseigner chaque item à l'aide des listes déroulantes, puis valider.

La saisie consiste à renseigner les valeurs d'un événement (une « occurrence » d'un composant pour un sujet, à une périodicité donnée).

Surbrillance des occurrences (Nouveau)

Dans les écrans qui listent les composants à renseigner pour un sujet, chaque ligne est colorée selon le nombre d'occurrences déjà saisies :

Couleur	Signification
(aucune)	0 occurrence — rien n'a encore été saisi
Vert pâle	1 occurrence enregistrée
Ambre pâle	2 occurrences ou plus — à surveiller

Ce repère visuel permet de voir d'un coup d'œil ce qui reste à saisir et ce qui a déjà été renseigné plusieurs fois.

Pour un protocole, on peut aussi renseigner composant par composant : depuis la grille des sujets affectés au protocole, cliquer sur « Renseigner composant » sur la ligne du sujet, puis cliquer sur chaque ligne pour saisir le score correspondant.

Consulter les résultats

On peut consulter les résultats de façon groupée ou individuelle. L'accès se fait par la rubrique « Événements », sous-menu « Consulter » :

le journal des événements donne accès aux données individuelles ;
le journal des enregistrements donne accès aux données groupées.

Le journal des enregistrements restitue tous les enregistrements saisis — sous forme codée ou avec les libellés des champs — accompagnés des évaluations, et permet un export « .csv » en un clic, pour retraitement sous tableur.